Dokumen Lengkap Pengadaan Barang dan Jasa di Desa: Panduan Resmi Sesuai Regulasi

Pengadaan barang dan jasa di desa merupakan salah satu aktivitas penting dalam upaya pembangunan yang transparan, akuntabel, dan partisipatif. Proses ini harus mengikuti ketentuan dalam Peraturan LKPP, Permendagri, serta Peraturan Menteri Desa PDTT agar dapat dipertanggungjawabkan baik secara administratif maupun hukum. Salah satu aspek penting dalam pengadaan adalah kelengkapan dokumen.

Dalam artikel ini akan dibahas secara rinci apa saja dokumen yang wajib disiapkan dalam proses pengadaan barang dan jasa di desa, sesuai ketentuan terbaru, serta bagaimana alur pengelolaannya dari perencanaan hingga pelaporan.

Dasar Hukum Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di desa mengacu pada:

• Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

• Permendagri No. 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa.

• Permendes PDTT tentang Prioritas Penggunaan Dana Desa.

• Peraturan Bupati/Wali Kota yang berlaku di masing-masing daerah.

Jenis Pengadaan di Desa

1. Swakelola
   Pengadaan yang dikerjakan langsung oleh masyarakat atau kelompok yang dibentuk desa, seperti proyek rabat beton, talud, irigasi, dan lainnya.

2. Penyedia
   Pengadaan dilakukan melalui pihak ketiga (penyedia barang/jasa) sesuai prosedur sederhana namun tetap mengacu pada prinsip-prinsip efisiensi dan akuntabilitas.

Dokumen Wajib dalam Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Berikut daftar dokumen yang harus disusun dan disimpan dalam proses pengadaan di desa:

1. Dokumen Perencanaan

• Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa)

• Daftar Usulan RKP (DU-RKP)

• Rencana Anggaran Biaya (RAB)

• Spesifikasi Teknis Pekerjaan

• Gambar teknis (jika ada)

• Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

2. Dokumen Penganggaran

• APBDesa Tahun Berjalan

• Dokumen Perubahan APBDes (jika ada)

• Surat Penetapan TPK (Tim Pelaksana Kegiatan)

3. Dokumen Pengadaan

• Undangan Pengadaan (jika melalui penyedia)

• Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi Harga

• Surat Perjanjian/Kontrak

• Surat Pesanan Barang

• Daftar Hadir Pertemuan atau Sosialisasi

• Surat Penawaran Harga dari penyedia (jika ada)

4. Dokumen Pelaksanaan

• Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BAST)

• Laporan Harian atau Mingguan Pelaksanaan

• Dokumentasi Foto Sebelum, Saat, dan Sesudah Kegiatan

• Kuitansi Pembayaran & Bukti Transfer

5. Dokumen Pelaporan dan Pertanggungjawaban

• Laporan Realisasi Kegiatan

• Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

• SPJ dan Lampiran (kwitansi, nota, tanda terima)

• Laporan Evaluasi oleh BPD

• Notulen Musdes Evaluasi

Prinsip Penting yang Harus Diperhatikan

• Transparansi: Semua dokumen harus dapat diakses dan disosialisasikan kepada masyarakat.

• Akuntabilitas: Seluruh proses dan pengeluaran dapat dipertanggungjawabkan.

• Partisipatif: Kegiatan dilaksanakan dengan melibatkan masyarakat.

• Efisiensi & Efektivitas: Anggaran digunakan seoptimal mungkin tanpa pemborosan.

Download Contoh Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Untuk memudahkan penyusunan, Anda dapat mengunduh contoh lengkap dokumen pengadaan dalam format Word dan Excel:

Download Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa Desa (ZIP)

Penutup

Kelengkapan dokumen dalam pengadaan barang dan jasa di desa bukan hanya kewajiban administratif, tetapi juga cermin dari tata kelola desa yang baik. Dengan mengikuti regulasi dan menyusun dokumen secara runtut dan benar, desa dapat memastikan pembangunan yang berkelanjutan, efisien, dan bermanfaat bagi masyarakat.